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Équiper une salle pour réaliser des visioconférences : 7 points clés

visioconféfence en entreprise

Le concept de la visioconférence n’est plus méconnu aujourd’hui, surtout avec la situation sanitaire actuelle obligeant beaucoup de personnes à faire du télétravail. Au sein des grandes entreprises, une salle est dédiée à l’organisation de ces réunions qui regroupent les équipes peu importe où elles se trouvent. Pour le bon déroulement des activités, il est important que cette salle soit bien équipée. Voici 7 points clés sur lesquels insister pour bien équiper votre salle de visioconférence.

Les écrans de projection

Le moniteur joue un rôle primordial au sein des salles de visioconférence. Il s’agit de la pièce principale de la salle de réunion à distance. Il est en effet utilisé comme outil de présentation et de travail collaboratif. Les données recueillies ou celles issues des études faisant l’objet de la réunion seront affichées sur celui-ci. Avec l’écran de projection, les participants ont ainsi la possibilité de consulter du contenu dans le cadre d’une analyse spécifique, d’un brainstorming ou pour un simple constat ;

  • Le choix de l’écran adapté à la présentation tient compte de nombreux éléments :
  • La bonne largeur permettant à tous les participants de bien suivre les présentations ;
  • Une bonne résolution pour une meilleure qualité d’image ;
  • Les fonctionnalités (connectique, partage de données, lecteur interne, etc.) ;
  • La résistance de l’équipement.
  • Un moniteur obéissant à ces critères garantit praticité et longue durée de vie.

La caméra

La caméra est indispensable pour les salles de visioconférence. En effet, certains employés sont en télétravail et d’autres partenaires n’arrivent pas à se déplacer sur les lieux de réunion. La caméra constitue le point focal de la salle. Elle suit le présentateur grâce aux fonctions PTZ et diffuse ses faits et gestes aux personnes étant à distance.

Certaines caméras disposent d’un champ de vision plus large permettant la diffusion de l’image de tous ceux présents dans la salle de réunion. Il existe aussi d’autres fonctionnalités sur ces équipements permettant de dynamiser la réunion comme le zoom ou encore l’inclinaison. Dans la même option, certains modèles tournent en 4 K pour garantir une meilleure qualité d’image.

caméra visioconférence

Les sorties audio

Au sein d’une salle de visioconférence, il est important de bien entendre ce que dit le présentateur et d’être bien entendu en retour en cas d’intervention. C’est en cela que les enceintes peuvent être indispensables. Elles amplifient en fait le son pour faciliter son écoute. Elles peuvent être connectées au moniteur, au projecteur ou encore à un ordinateur par connexion Bluetooth ou par câble. Les enceintes choisies doivent être pratiques, simples d’utilisation et diffuser une très bonne qualité de son qui couvre la salle de réunion.

La prise de son

Il n’y a pas que la partie réception de son qui est importante en ce qui concerne la sonorisation d’une salle de conférence. Il est aussi nécessaire d’équiper la pièce d’un microphone. Ce tout petit appareil est utile pour amplifier le son émis par les participants à la réunion. En effet, certaines personnes ont souvent du mal à percevoir clairement les propos émis par leurs collaborateurs. Le microphone capte les sons en provenance des diverses parties de la salle virtuelle pour ensuite les intensifier à travers les enceintes.

Les microphones se trouvent désormais sur la plupart des ordinateurs. Certains casques audio en sont également équipés. Cependant, pour une meilleure qualité de son au sein d’une salle de réunion spacieuse, le mieux est d’opter pour un microphone omnidirectionnel.

Pour aller plus loin : comparatif de micro de visioconférence

Mobilier et organisation de la salle

Dans une salle de réunion, il est important que chaque participant puisse profiter de meilleures conditions possible. Pour cela, l’installation d’un mobilier de qualité au sein de la pièce est nécessaire. Le premier équipement à mettre en place est la table de réunion. Il en existe divers types, notamment :

  • La table ronde ;
  • La table rectangulaire ;
  • La table modulaire ;
  • La table ovale, etc.

Le choix de table dépend des dimensions de la salle de réunion, de la modularité, du standing et de la connectivité. Il est ainsi important de bien réfléchir pour faire le bon choix. Vous devez ensuite opter pour des sièges confortables pour l’assise des participants. Pour une utilisation occasionnelle, les chaises standards feront l’affaire, mais dans le cadre d’un usage habituel, les sièges avec garnissage sont les meilleurs.

Le logiciel de visioconférence

Les outils précédemment cités sont très utiles pour tenir une visioconférence, mais ils ne sont pas suffisants. Il est aussi nécessaire d’installer un logiciel spécifique de communication unifiée. Celui-ci fonctionne de façon à héberger la réunion à distance et à offrir l’accès aux participants.

De nombreuses applications offrent aujourd’hui cette possibilité  notamment Zoom, Microsoft Team et Google Meet. Pour choisir le bon système de visioconférence , il faut tenir compte du nombre de participants acceptés, de la qualité vidéo et de son.

La connexion internet

Pour assurer le bon déroulement de la visioconférence, tout participant doit disposer d’une bonne connexion internet. Celle-ci doit être de meilleure qualité en vue de supporter les données transmises au cours de la réunion. Deux points sont à prendre en compte à ce niveau, notamment la connexion locale et la qualité de l’accès à internet principalement définie par le débit et la latence.

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